Je digitalise mon entreprise, mode d'emploi !

Digitaliser son entreprise : tout le monde en parle aujourd'hui comme une nécessité mais comment réussir la transition digitale de son entreprise ? Wooxo vous explique ici les objectifs et bénéfices de la digitalisation de l'entreprise et vous donne les clés pour une transition numérique de l'entreprise optimale. À vos marques, prêts, feu, partez !

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La transition numérique d'une entreprise, c'est quoi exactement ?

La transition numérique d'une entreprise peut s'entendre comme la (re)mise à niveau de l'entreprise dans l’utilisation généralisée des technologies numériques et d'usages du Web, aussi bien en termes d'outils technologiques que de méthodes et de processus, et ce aussi bien en interne entre collaborateurs, qu'en externe avec vos clients et l'écosystème avec lesquels votre entreprise échange au quotidien.

Au départ utilisée pour décrire la simple numérisation des données, la digitalisation de l'entreprise recouvre aujourd'hui des pans beaucoup plus vastes du fait des évolutions technologiques récentes et des mutations des usages liées. On ne vous le minimisera pas : cette transition numérique concerne TOUTES les entreprises à plus ou moins court terme et impactera inévitablement tous leurs différents services (on vous rassure : pour notamment faire gagner du temps !).

Les bénéfices de la digitalisation de l'entreprise

  • L'utilisation du numérique permet d'améliorer l'organisation du travail en termes de productivité et de performance en simplifiant les outils et en optimisant les process par l'utilisation de moins de plateformes différentes et la relégation des petites tâches routinières et laborieuses à l'outil informatique. En le disant plus brièvement : elle permet de réduire les coûts en faisant mieux, plus rapidement.
  • Elle permet de fluidifier les échanges en interne et permet une plus grande flexibilité et agilité en s'appuyant sur le travail collaboratif et le partage d'informations entre collaborateurs.
  • Elle permet plus récemment l'exploitation intelligente des données récoltées, et nous savons combien ces données sont en constante augmentation.

Ce changement est souvent difficile à opérer pour une entreprise tant il se situe sur différents fronts à la fois : technologique (avec l'introduction de nouveaux outils), humain (avec un changement de méthodes entre collaborateurs),  métiers (avec par exemple, la création d'opportunités commerciales liées à l'exploitation des données). Il faut donc pouvoir poser les fondamentaux afin de ne pas mettre en danger son entreprise faute d'un mauvais départ ou d'une mauvaise gestion des outils numériques.

Réussir la transition numérique d'une entreprise

Assurer de la protection des données vitales de l'entreprise (c'est votre capital !) et garantir leur confidentialité

Pour protéger vos données, il faut penser à des systèmes de sauvegarde de données adéquats (Cloud, appliances et autres solutions hybrides de sauvegarde de données) qui vous permettront une complète restauration des données perdues en cas de crash informatique ou de sinistre majeur.

Il faut sécuriser l'accès physique également aux locaux de votre société ou tout du moins aux espaces sensibles hébergeant vos serveurs informatiques, et sécuriser les postes de travail, qu'ils soient fixes ou nomades (ex. : mots de passe, verrouillage automatique en cas d'absence ou d’inactivité prolongée). Aussi, veillez à la sécurité des réseaux sans fils et accès distants, et sensibilisez vos collaborateurs à ces fondamentaux de sécurité, particulièrement ceux qui travaillent en situation de mobilité avec un ordinateur portable professionnel connecté à toutes sortes de réseaux wifi en dehors de votre entreprise...

Sécuriser les partages d'informations au sein de l'entreprise

Pour protéger vos données et garantir leur confidentialité, il vous faut également sécuriser les partages d’informations entre collaborateurs en interne et en externe avec des tiers, et conserver l’historique de ces transferts (dates d’envoi, fichiers transférés, expéditeurs et destinataires...). Les messageries électroniques sont particulièrement sensibles aux intrusions malveillantes (malwares, virus, chevaux de troie,...). Pensez donc aux antivirus pour messageries.

Garantir une reprise d’activité rapide de votre système d'information en cas de sinistre 

ces actions préventives sont fondamentales pour assurer la pérennité de votre entreprise. Que feriez-vous en effet, si vous n'aviez plus accès à rien pendant des jours et des jours de sinistre informatique ?

Pour cela, constituez tout d'abord une politique de sécurité de votre système d’information. Celle-ci recense dans un document écrit les règles relatives à la sécurité informatique (vulnérabilités et menaces potentielles de votre système informatique, outils utilisés pour contrôler et détecter les menaces possibles, fonctionnement de vos serveurs, actions à mener en cas de sinistre,...) et doit bien sûr être mise à jour lorsque votre système d'information évolue.

Aussi, effectuez régulièrement (au moins une fois par an) des tests de restauration des données (fichiers des serveurs et des différente ordinateurs de l'entreprise), afin de vous garantir une reprise d'activité rapide après un sinistre, ou au contraire, constater que votre système d'information est vulnérable et qu'il faut donc prendre les mesures nécessaires.

En suivant tous ces conseils, vous serez parés pour assurer la réussite de la transition numérique de votre entreprise, bon courage !

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